บันทึกการจัดทำ (ฉบับปัจจุบัน)
|
บุคคล
|
ชื่อ-สกุล
|
ตำแหน่ง
|
ลายเซ็น
|
วัน/เดือน/ปี
|
|
ผู้จัดทำ
|
|
|
|
|
|
ผู้ทบทวน
|
|
|
|
|
|
ผู้อนุมัติ
|
|
|
|
|
ผู้ถือครองเอกสาร
|
ฝ่าย
|
|
ฝ่าย
|
|
|
ฝ่าย
|
|
ฝ่าย
|
|
|
ฝ่าย
|
|
ฝ่าย
|
|
|
ฝ่าย
|
|
ฝ่าย
|
|
การแก้ไขเอกสาร
|
แก้ไขครั้งที่
|
เริ่มใช้งานวันที่
|
หน้าที่แก้ไข
|
รายละเอียดการแก้ไข
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. วัตถุประสงค์
เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารและบันทึกต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบจัดการความปลอดภัยและอาชีวอนามัยได้รับการทบทวนและอนุมัติเพื่อนำไปปฎิบัติงานขององค์กร ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. ขอบเขต
การจัดทำเอกสารในรูปแบบสื่อต่างๆ เพื่อขึ้นทะเบียน การบันทึก การจัดเก็บ การแจกจ่าย ยกลิก และการทำลายเอกสารที่เกี่ยวข้องในระบบการจัดการความปลอดภัยและอาชีวอนามัย
3. เอกสารอ้างอิง
ไม่มี
4. นิยาม
4.1 เอกสารควบคุม คือ เอกสารที่ใช้ในการปฎิบัติงานในระบบการจัดการซึ่งมีการควบคุมการแจกจ่ายทั้งรูปแบบของสิ่งพิมพ์ หรืออิเล็กทรอนิกส์ การเรียกคืนเมื่อมีการแก้ไขใหม่ซึ่งต้องควบคุมการสำเนาเพื่อให้ผู้รับผิดชอบทราบจำนวนสำเนาที่แน่นอนซึ่งจะช่วยให้มีการปรับปรุงทุกสำเนาให้เป็นปัจจุบันทันสมัยได้ทุกฉบับ
4.2 เอกสารไม่ควบคุม คือ เอกสารที่แจกจ่ายแล้วไม่มีการตามไปเปลี่ยนให้ทันสมัยโดยมีวัตถุประสงค์
การใช้งานสำหรับการประชุม ปรึกษางาน หรือสำหรับลูกค้า
4.3 ระเบียบปฏิบัติงาน ( Standard Procedure = SP ) หมายถึง กระบวนการทำงานที่แสดงถึงขั้นตอนการทำงานที่เกี่ยบข้อง เชื่อมโยง สัมพันธ์กันกับหน่วยงานอื่นๆ
4.4 วิธีปฏิบัติงาน ( Work Instruction = WI ) หมายถึง ขั้นตอน / วิธีการทำงานที่แสดงรายละเอียดในการทำงานขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งซึ่งดำเนินการจนเสร็จโดยบุคคลใดบุคคลหนึ่งหรือหลายคนที่ทำงานเช่นเดียวกัน
4.5 OSHMR (Occupational Safety and Health Management Representative ) หมายถึง ผู้จัดการส่วนอาชีวอนามัยและความปลอดภัย หรือผู้แทนนายจ้างระดับบริหาร
5. รายละเอียด
5.1 การกำหนดเอกสาร
5.1.1 ประเภทเอกสาร คือ
MN = คู่มือระบบการจัดการความปลอดภัยและอาชีวอนามัย
SP = ระเบียบปฏิบัติงาน ( Standard Procedure )
WI = วิธีปฏิบัติงาน ( Work Instruction – WI )
FM = ฟอร์ม ( Form )
SD = เอกสารสนับสนุน ( Support Document ) เอกสารอ้างอิง กฏหมาย ข้อบังคับภาครัฐ ประกาศ ข้อกำหนด กฏระเบียบ แผนงาน
5.1.2. หน่วยงานที่ถือครองเอกสาร เช่น
SA = ฝ่ายขาย ( sale Department )
AD = ฝ่ายบริหาร (Administrative Department )
PO = ฝ่ายผลิต (Production Department )
PN = ฝ่าบบุคคล (Personnel Departinent )
HS = ส่วนอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ( Health & Safety Section)
5.1.3. การกำหนดรหัสตัวเลขเอกสาร ตัวที่ 1 และตัวที่ 2 แสดงลำดับเอกสารที่ประกาศใช้การกำหนดรหัสกำกับ ระเบียบปฏิบัติ วิธีขั้นตอนปฏิบัติ แบบปอร์ม เอกสารอ้างอิง
OSHMS - -
1. รหัสตัวอักษร 5 ตัวแรก แทนระบบการจัดการความปลอดภัยและอาชีวอนามัย
2. รหัสตัวอักษรที่ 6-7 เป็นตัวอักษรแสดงประเภทเอกสาร
3. รหัสตัวเลขที่ 1-2 แสดง ลำดับเอกสารที่ที่นำมาใช้ตามลำดับประเภทเอกสาร ตัวอย่าง
OSHMS-SP-01 หมายถึง เอกสารในระบบการจัดการความปลอดภัยและอาชีวอนามัย
- ระเบียบปฏิบัติงาน – ลำดับที่ 1
5.1.4. สถานะเอกสารแสดง โดย Rev .และตามด้วยหมายเลขตั้งแต่ 00 หมายถึง สถานะการแก้ไขเอกสาร
( Revision Number ) โดยให้เรียงลำดับหมายเลขไปตามจำนวนครั้งที่แก้ไข เช่น
00 = เอกสารที่ยังไม่ได้แก้ไข / ประกาศใช้ครั้งแรก
01 = ลำดับการแก้ไขเอกสารครั้งที่ 1
5.2. การจัดทำเอกสารระบบการจัดการและรายละเอียดการควบคุม ดังนี้
5.2.1 การควบคุมเอกสารจะควบคุมโดยการนำเอกสารต้นฉบับทุกเล่มมาขึ้นทะเบียนในบัญชีแม่บท
( OSHMS-FM-05 ) ซึ่งกำหนดเป็นหมายเลขเอกสาร OSHMS-SD-XX โดยแสดงสถานะวันที่เริ่มใช้งานและ การอนุมัติให้ใช้
5.2.2 ผู้ควบคุมเอกสารนำเอกสารที่จัดทำเรียบร้อยแล้วมาขึ้นทะเบียนในใบบัญชีแม่บทต้นฉบับและส่งเอกสารให้ ผู้รับผิดชอบทบทวนและอนุมัติตามข้อ 5.2.5
5.2.3 เอกสารภายนอก เช่น มาตรฐานต่างๆ คู่มือต่างๆ ให้ผู้ควบคุมเอกสารนำเสนอตามข้อ 5.2.5
5.2.4 ผู้ควบคุมเอกสาร คือ ผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลและควบคุมเอกสารในระบบการจัดการทั้งหมดหน่วยงานทำหน้าที่เป็นผู้ควบคุมเอกสารประจำหน่วยงาน
5.2.5 การพิจารณาทบทวนอนุมัติ
|
ระดับเอกสาร
|
ผู้จัดทำ
|
ผู้ทบทวน
|
ผู้อนุมัติ
|
|
คู่มือระบบการจัดการ
|
OSHMR
|
คณะกรรมการความปลอดภัยอาชีวอนามัยฯ
|
ประธานนคณะกรรมการความปลอดภัยฯ
|
|
ระเบียบปฏิบัติงาน
|
เจ้าหน้าที่
|
เจ้าหน้าที่ความปลอดภัยในการทำงาน
|
OSHMR
|
|
วิธีปฏิบัติงาน
|
เจ้าหน้าที่
|
หัวหน้างาน
|
OSHMR
|
|
แบบฟอร์ม
|
เจ้าหน้าที่
|
หัวหน้างาน
|
OSHMR
|
|
เอกสารสนับสนุน
|
เจ้าหน้าที่
|
เจ้าหน้าที่ความปลอดภัยในการทำงาน
|
OSHMR
|
5.2.6 ผู้ควบคุมเอกสาร ( ประจำฝ่าย ) นำเอกสารทั้งหมดมาลงทะเบียนไว้ที่ “ใบบัญชีแม่บท”
( OSHMS-FM-05 ) ซึ่งแสดงให้เห็นถึงชนิด และชื่อของเอกสาร และลำดับการแก้ไขพร้อมทั้งผู้ถือครองเอกสารต้นฉบับไว้ที่ผู้ควบคุมเอกสารกลาง ยกเว้นเอกสารประเภท SD ให้จัดเก็บต้นฉบับควบคุมใว้ในแต่ละฝ่ายที่จำเป็นต้องใช้งานตามที่ระบุไว้ในทะเบียนแม่ทบ ( OSHMS-FM-01 )
5.2.7 ผู้ควบคุมเอกสาร (กลาง ) ผู้บันทึกประวัติการแก้ไขไว้ที่ “ ตารางการบันทึกการเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสาร”
(OSHMS-FM- 07) จัดทำเสานำพร้อมเอกสารพร้อมประทับตรา “เอกสารควบคุม” ที่หน้าแรกแล้วใช้
“ใบแจกจ่ายเอกสาร” ( OSHMS-FM-06) ส่งไปยังผู้ถือครองเอกสารทุกคนที่กำหนดไว้โดยบันทึกการ แจกจ่ายไว้ที่ “ใบแจกจ่ายเอกสาร” (OSHMS-FM-06) และส่งคืนเอกสารฉบับเก่าคืนผู้ควบคุมเอกสาร
5.2.8 ผู้รับเอกสารต้องตรวจสอบและเซ็นชื่อรับชื่อเอกสารลงใน “ใบแจกจ่ายเอกสารลงใน”
(OSHMS-FM-06)
แล้วส่งคืนผู้ควบคุมเอกสาร ( กลาง ) กรณีที่มีเอกสาร (แก้ไข)ฉบับเดิมอยู่ในครอบครองให้ผู้ที่รับเอกสารฉบับเก่าคืนมาด้วย โดยผู้ควบคุมเอกสารกลางจะทำการบันทึกการรับคืนเอกสารฉบับเก่าไว้ใน “ใบแจกจ่ายเอกสาร” (OSHMS-FM-06)
5.2.9 การประทับตรา “เอกสารไม่ควบคุม” ใช้ในกรณีที่มีการร้องขอจากลูกค้าหรือฝ่ายต่างๆเพื่อใช้สำหรับอ้างอิง หรือเพื่อใช้สำหรับติดตามระบบการจัดการภายใน โดยการแจกเอกสารประเภทไม่ควบคุมต้องทำการบันทึกไว้ที่ “ใบขอเอกสาร” (OSHMS-FM-08) โดยได้รับอนุมัติจากผู้ควบคุมเอกสารกลาง
5.2.10. กรณีต้องการขอเอกสารเพิ่มเติม ขอถ่ายสำเนาหรือแก้ไขเอกสาร ผู้ขอจะต้องกรอก “ใบขอเอกสาร” (OSHMS-FM-08) ส่งให้หัวหน้าหน่วยงานอนุมัติ และส่งต่อให้ผู้ควบคุมเอกสารกลางเพื่อดำเนินการถ่ายสำเนาและแจกจ่ายให้ผู้ขอเอกสาร
กรณีขอแก้ไขเอกสารให้ผู้ที่ต้องการขอแก้ไขเอกสารนำเข้าสู่การพิจารณาทบทวนตามข้อ 5.2.5 และเมื่อนำขึ้นทะเบียนโดยเจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสาร (กลาง)จัดเก็บต้นฉบับเอกสารเดิม ไว้พร้อมประทับตรา “ยกเลิก”
และเก็บแยกแฟ้มไว้ต่างหากจากเอกสารฉบับใหม่
5.2.11 ผู้ควบคุมเอกสาร (กลาง) เป็นผู้ที่บันทึกประวัติการแก้ไขลงบนหน้าปกเอกสารประเภทคู่มือระบบการจัดการระเบียบปฏิบิตงานและ ส่วนการบันทึกการแก้ไขแบบฟอร์มไม่มีการบันทึกที่ตัวแบบฟอร์ม และผู้ควบคุมเอกสารมีหน้าที่แก้ไขลำดับเอกาสารฉบับที่และไขครั้งที่ OSHMS-FM-XX Rev.00 ถ้ามีการแก้ไขครั้ง 1 จะเป็น OSHMS-FM-XX Rev.01 เป็นต้น
5.2.12 สำเนาเอกสารควบคุมจะต้องมีการจัดก็บอย่างเป็นระบบมีไว้ใช้ในแต่ละสถานที่ทำงาน
(ของแต่ละฝ่ายที่เกี่ยวข้อง) ตามที่ระบุไว้ในบัญชีแม่บทโดยผู้ควบคุมเอกสารประจำหน่วยงานทำหน้าที่รับผิดชอบในเรื่องการตรวจดูว่าได้ใช้เอกสารที่ทันสมัย เพื่อให้มั่นใจว่า
ณ จุดปฏิบัติงานต้องมีเฉพาะเอกสารฉบับล่าสุดซึ่งตรงกับบัญชีแม่บทโดยผู้ควบคุมเอกสารประจำหน่วยงงานทำหน้าที่รับผิดชอบในเรื่องการตรวจดูว่าได้ใช้เอกสารที่ทันสมัย เพื่อให้มั่นใจว่า ณ จุดปฎิบัติต้องมีเฉพาะเอกสารฉบับล่าสุดซึ่งตรงกับบัญชีแม่บท (OSHMS-FM-01)
5.2.13 ผู้ควบคุมเอกสารประจำหน่วยงาน มีหน้าที่แก้ไขใบบัญชีแม่บท (OSHMS-FM-01)
ของฝ่ายตนให้ทันสมัย ตรงกับสภาพความเป็นจริงตลอดเวลา และส่งสำเนาเอกสารต้นฉบับที่แก้ไข
พร้อมสำเนาในบัญชีแม่บท (OSHMS-FM-05) ที่เป็นปัจจุบันให้ผู้ควบคุมเอกสารกลาง
5.2.14 ห้ามนำเอกสารควบคุมไปคัดลอก ถ่ายสำเนา หรือดัดแปลงแก้ไขก่อนได้รับอนุญาต
กรณีต้องการถ่ายเอกสารให้ดำเนินการตามข้อ 5.2.10
5.2.15 เมื่อเอกสารหมดอายุการใช้งานหรือถูกยกเลิก ผู้ควบคุมเอกสารจะเก็บต้นฉบับไว้ ส่วนเอกสารที่แจกจ่ายจะถูกเรียกคืนทันทีที่มีการแจกจ่ายฉบับไหม่แทนที่ฉบับยกเลิก โดยมีการเซ็นรับคืนด้วยในใบแจกจ่าย แล้วผู้ควบคุมนำมาทำลาย เช่น การขีด แล้วนำกลับไปใช้อีกหน้า หรือทำลายโดยวิธีอื่น ๆ ก็ได้
5.2.16 เอกสารประเภทแบบฟอร์ม จะควบคุมเฉพาะต้นฉบับที่ทันสมัยเท่านั้น โดยจะประทับตรา
“เอกสารควบคุม” ที่ด้านหลังต้นฉบับ หากมีการแก้ไขเนื้อหาใจความสำคัญไม่เปลี่ยน ให้อนุญาตใช้แบบ ฟอร์มเดิมให้หมดก่อน แต่ถ้ามีการแก้ไขเนื้อหาใจความสำคัญในแบบฟอร์มก็ดำเนินการตามข้อ 5.2.15
5.3 การควบคุมบันทึก
5.3.1 ผู้ควบคุมเอกสารดำเนินการลงทะเบียนไว้ในทะเบียนรายชื่อบันทึก ( OSHMS-FM-09)
5.3.2 ดำเนินการจัดเก็บและดูแลรักษาบันทึก ดังนี้
5.3.2.1 จัดเรียงบันทึกภายในแฟ้มโดยการเรียงตาม วัน/เวลาเพื่อสะดวกในการจัดเก็บและค้นหา
5.3.2.2 แฟ้มเก็บบันทึก จะต้องมีรายละเอียดแสดงไว้บนสันแฟ้ม เพื่อสะดวกในการติดตามค้นหา
และจัดเก็บแฟ้มโดยระบุรายละเอียดดังนี้
(1) หมายเลขของแฟ้มเก็ยบันทึก
(2) ชื่อของบันทึกที่เก็บไว้ในแฟ้ม
(3) เลขที่หรือรหัสของบันทึกที่จัดเรียงไว้ในแฟ้ม
5.3.2.3 บันทึกที่เป็นสื่ออิเลคทรอนิคส์ ให้สำรองข้อมูล ไว้ตามความเหมาะสมและจำเป็น และจัดเก็บไว้ในที่ที่เหมาะสมเพื่อป้องกันการสูญหาย ชำรุด เสื่อมสภาพและความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นจากภาวะฉุกเฉิน
5.3.2.4 ผู้ควบคุมเอกสาร (ประจำหน่วยงาน) ดำเนินการทำลายบันทึกเมื่อหมดอายุการจัดเก็บบันทึกและให้ ขออนุมัติผู้มีอำนาจในการทำลายนั้น ๆ โดยบันทึกลงในใบทำลายบันทึก
(OSHMS-FM-10)
และประทับตรา “ยกเลิก” หรืออาจใช้เครื่องย่อยเอกสาร หรือฉีกทิ้ง หรือนำอีกหน้าหนึงมาใช้โดยให้ ขีดหน้าที่ใช้งานแล้ว สำหรับสื่ออิเลคทรอนิคส์ให้ “ลบ” ข้อมูลทิ้ง...........
6. การควบคุมบันทึก
|
หมายเลขเอกสาร
|
ชื่อบันทึกคุณภาพ
|
การจัดเก็บ
|
การทำลาย
|
|
ระยะเวลา
|
สถานที่
|
วิธีการ
|
ผู้อนุมัติ
|
วิธีการ
|
|
OSHMS-FM-05
|
ชื่อบัญชีแม่บท
|
|
|
|
|
|
|
OSHMS-FM-06
|
ใบแจกจ่ายเอกสาร
|
|
|
|
|
|
|
OSHMS-FM-07
|
ตารางบันทึกการ
เปลี่ยนแปลงแก้ไข
เอกสาร
|
|
|
|
|
|
|
OSHMS-FM-08
|
ใขขอเอกสาร
|
|
|
|
|
|
|
OSHMS-FM-09
|
ใบทะเบียนรายชื่อบันทึก
|
|
|
|
|
|
|
OSHMS-FM-10
|
ใบขอทำลายบันทึก
|
|
|
|
|
|
x
